Comment partager avec des utilisateurs externes dans SharePoint

Depuis deux décennies, SharePoint est le système de collaboration incontournable pour les entreprises du monde entier. Les fonctionnalités très avancées de la plate-forme créent un environnement sûr pour l'échange d'informations, l'enregistrement de données et le partage de documents.

Une de ces fonctionnalités vous permet d'ouvrir un fichier SharePoint, même si vous n'êtes pas un utilisateur régulier. Dans cet article, nous couvrirons les bases du partage externe - de la façon de partager avec des utilisateurs externes au type de fichiers que vous pouvez inclure.

Partager des documents à l'aide de SharePoint

SharePoint vous permet à la fois de stocker et de partager des fichiers à l'aide du navigateur Web de votre choix. Il est compatible avec presque tous les moteurs de recherche et appareils. Vous pouvez également le synchroniser avec d'autres services de stockage cloud, tels que OneDrive.

La plate-forme est bien adaptée pour partager tous les types de formats de fichiers. L'interface est relativement facile à lire, donc le processus est assez simple. Voici comment partager des documents à l'aide de SharePoint :

Ouvrez votre navigateur et accédez à office.com/signin. Connectez-vous avec votre compte Microsoft en utilisant votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou votre profil Skype. Si vous n'êtes pas inscrit, cliquez sur le lien ci-dessous pour créer un compte.
Faites défiler vos fichiers. Mettez en surbrillance ceux que vous souhaitez partager. SharePoint vous permet également de sélectionner des dossiers entiers. Cliquez sur le bouton "Partager" dans le coin supérieur gauche.
Cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir un menu déroulant. Sélectionnez l'une des options de partage de liens.
Pour autoriser l'accès à toute personne disposant du lien, choisissez "Tout le monde".
Pour partager le fichier avec vos collègues, sélectionnez « Personnes dans ».
Si vous souhaitez partager uniquement avec des personnes spécifiques, entrez leurs noms dans le champ approprié.
Si vous souhaitez ajouter d'autres instructions, vous pouvez écrire un message.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Appliquer ».

Un moyen plus rapide de le faire est de créer un lien qui mène à un fichier particulier. Vous pouvez ensuite joindre l'URL à un message texte ou la copier sur un autre site Web. La personne qui reçoit le lien pourra également le partager avec d'autres personnes. Voici comment procéder :

Connectez-vous à votre compte sur office.com/signin.
Cliquez sur l'onglet "Copier le lien" dans SharePoint.
Choisissez une option de partage dans le menu déroulant. Cliquez sur « Appliquer » pour créer le lien.
Utilisez les raccourcis clavier CTRL + C et CTRL + V lorsque vous souhaitez copier/coller le lien. Vous pouvez également le faire en cliquant avec le bouton droit sur l'URL et en sélectionnant les options dans la liste déroulante.

Partager un site Web à l'aide de SharePoint

SharePoint ne vous limite pas au partage de fichiers et de dossiers. Vous pouvez également partager l'intégralité de votre site avec des utilisateurs externes et des membres de votre annuaire. Voici comment procéder :

Connectez-vous à votre compte SharePoint.
Cliquez sur le bouton "Partager le site".
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Tapez le nom de la personne ou du groupe que vous souhaitez ajouter au site. Vous pouvez également partager le site avec l'ensemble de l'organisation. Tapez simplement « Tout le monde sauf les utilisateurs externes » dans la boîte de dialogue.
Définissez le niveau d'autorisation souhaité. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à afficher, modifier ou gérer entièrement le site.
Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre un message contenant des informations ou des instructions supplémentaires.
Cliquez sur "Partager" lorsque vous avez terminé.

Partagez n'importe quoi à l'aide de SharePoint Teams

Avec SharePoint Team, vous et vos collègues pouvez échanger régulièrement et en toute transparence des documents, des fichiers multimédias et des applications. Le portail est destiné à augmenter la productivité et à optimiser la collaboration de projet.

En tant que membre de l'équipe, vous pouvez accéder à tous les liens vers les répertoires, fichiers et sites Web pertinents sur la page d'accueil du portail. Vous pouvez également utiliser le flux d'activité pour suivre les interactions du site.

SharePoint Team dispose d'un onglet « Fichiers » avec un large éventail de fonctionnalités. Tout membre peut utiliser ces fonctionnalités pour modifier les fichiers partagés et personnaliser le portail. Voici une liste d'options :

Accédez à des fonctionnalités supplémentaires dans la section « Nouveau fichier ».
Synchronisez les fichiers sur le lecteur local correspondant.
Modifiez la vue pour rendre l'interface du portail plus organisée. Plusieurs options sont disponibles, notamment la vue Liste, la vue Mosaïques et la vue compacte.
Éliminez les logiciels malveillants ou les fichiers indésirables ou signalez les fichiers suspects.
Télécharger et archiver des fichiers.
Vérifiez et téléchargez les fichiers.
Réorganisez l'ordre des fichiers.

Gérer les paramètres de partage d'invité SharePoint

Si vous êtes un administrateur global ou SharePoint, vous avez le pouvoir de personnaliser les paramètres de partage pour l'ensemble de l'organisation. Cela signifie que vous décidez du niveau de participation des utilisateurs invités sur le serveur SharePoint. Vous pouvez choisir parmi plusieurs configurations de partage, en fonction de vos besoins. Voici comment gérer les paramètres de partage d'invité :

Ouvrez votre navigateur et connectez-vous à votre compte administrateur.
Ouvrez l'onglet "Partage externe".
Sélectionnez le niveau de partage souhaité pour votre organisation. Habituellement, le paramètre par défaut est « Tout le monde ».

Différents paramètres de partage impliquent différents niveaux d'accès. Assurez-vous d'en choisir un qui correspond au type de document que vous partagez. Voici un aperçu rapide de chaque configuration de partage :

N'importe qui. Ce paramètre permet aux utilisateurs de partager des liens qui ne nécessitent aucune authentification. Cela signifie qu'ils peuvent l'envoyer à la fois aux clients existants et aux nouveaux. En tant qu'administrateur, vous pouvez définir une date d'expiration pour chaque lien.
Nouveaux et Invités existants. Avec ce paramètre, les invités doivent se connecter avec leur compte Microsoft pour accéder au lien. Ils peuvent également utiliser l'ID utilisateur de leur école ou de leur entreprise. C'est parce que ces types de liens nécessitent des codes de vérification d'identité.
Uniquement les invités existants. De cette façon, vous pourrez partager des fichiers avec des invités depuis votre répertoire. Cela inclut toute personne qui a accepté vos invitations dans le passé. Il fait également référence aux invités que vous avez ajoutés manuellement via Azure B2B ou des fonctionnalités collaboratives similaires.
Seuls les membres de votre organisation. Si vous souhaitez empêcher les utilisateurs externes d'accéder à votre répertoire, choisissez ce paramètre. Il désactive la fonction de partage externe et conserve tous les fichiers au sein de votre organisation.

Si vous désactivez le partage externe, puis le réactivez, les invités auxquels l'accès a déjà été accordé peuvent toujours rejoindre le serveur. Si vous ne souhaitez pas que les invités retrouvent l'accès à des sites particuliers, vous devez désactiver le paramètre pour ces sites individuellement.

FAQ sur le partage d'invités SharePoint

Comment activer et désactiver le partage externe chaque fois que j'en ai besoin ?

Les fichiers que vous enregistrez sur votre serveur SharePoint sont accessibles à toute personne disposant d'une autorisation de site. Cependant, vous souhaiterez peut-être partager certains fichiers avec des personnes qui n'utilisent pas régulièrement SharePoint. C'est là que la fonction de partage externe entre en jeu.

Pour activer le paramètre, vous devez être un gestionnaire SharePoint dans Microsoft 365. Les gestionnaires de site n'ont pas le pouvoir d'activer ou de désactiver le partage externe. Voici comment procéder :

1. Connectez-vous à la page Web du centre d'administration SharePoint.

2. Naviguez jusqu'à la colonne sur le côté gauche. Choisissez un site dans la liste.

3. Cliquez sur le cercle à côté de l'option de partage que vous souhaitez activer.

Les options disponibles sont déterminées au niveau de l'entreprise. Si vous désactivez le partage externe sur un site particulier, tous les liens que vous y avez partagés ne fonctionneront plus.

Que peuvent faire les invités avec mes documents partagés ?

Lors du partage d'un lien, vous pouvez déterminer si la personne qui l'ouvre peut apporter des modifications au fichier. Si vous cochez la case « Autoriser les modifications », voici ce que les autres utilisateurs peuvent faire après avoir reçu le lien :

• Charger et télécharger des fichiers et des dossiers sur le serveur.

• Créez de nouveaux dossiers et téléchargez de nouveaux fichiers.

• Supprimer des fichiers du serveur SharePoint.

• Modifier les éléments et dossiers existants.

• Transférer des fichiers d'un dossier à l'autre.

• Modifier le nom et le format d'un fichier particulier.

• Partagez les liens de fichiers avec d'autres personnes.

Même avec l'édition activée, certaines choses sont toujours interdites. Voici ce que le récepteur ne peut pas faire :

• Modifier ou renommer un répertoire racine. Cela vaut pour les autres dossiers de haute hiérarchie.

• Ouvrez d'autres dossiers à partir de votre serveur SharePoint. Ils peuvent uniquement afficher et modifier ceux que vous avez partagés.

• Accéder à tout autre élément de votre site SharePoint sans autorisation.

Il existe également trois paramètres de partage disponibles pour les utilisateurs invités dans votre répertoire. Vous pouvez choisir l'une des options suivantes :

• Tout le monde (le lien est accessible sans vérification).

• Nouveaux invités (le lien demande à l'invité de vérifier son identité). Les invités existants peuvent également accéder à ces liens après s'être connectés avec un compte Microsoft.

• Uniquement les Invités Existants (le partage est limité aux Invités qui sont déjà inclus dans votre répertoire).

• Seuls les membres de votre organisation (aucun invité externe ne peut accéder au lien).

Que puis-je partager à l'aide de Microsoft SharePoint ?

SharePoint prend en charge tous les types de formats de fichiers. Vous pouvez à peu près tout télécharger dans votre répertoire sans accroc.

Cependant, les anciennes versions ont des problèmes avec des types de fichiers particuliers. Par exemple, les extensions suivantes sont complètement bloquées sur le serveur 2016 :

• .asmx

• .svc

• .du savon

• .json

• .xamlx

Heureusement, le serveur actuel n'a pas une telle limitation. Pour l'instant, aucun format ni aucune extension n'est banni de SharePoint.

Partager c'est aimer

SharePoint met de l'ordre dans le lieu de travail en ligne. Les fonctionnalités avancées du système vous permettent de partager à la fois des fichiers et des sites entiers en quelques étapes simples.

Il existe un paramètre de partage préféré pour chaque situation et type de lien. Les administrateurs globaux et SharePoint peuvent même activer le partage externe et gérer les paramètres d'invité pour l'ensemble de l'organisation.

Est-ce que vous et vos collègues utilisez SharePoint pour échanger des fichiers ? Y a-t-il un autre système de collaboration que vous préférez ? Commentez ci-dessous et partagez vos réflexions sur la fonction de partage externe.